Procedure melden misstanden

1. Doel van de procedure

Deze procedure heeft als doel om een gestructureerd proces te bieden voor het melden van misstanden doorbuitenstaanders (niet-werknemers) al dan niet in het kader van de Klokkenluidersregeling. Het biedt bescherming voor de melder, zorgt voor een grondig onderzoek en voor passende maatregelen ter bescherming van de organisatie ADG (en haar ADG bedrijven) en de betrokkenen.

2. Definities

• Misstand: Elke inbreuk op de wet, ethische normen of organisatorische richtlijnen, zoals fraude, corruptie, omkoping, machtsmisbruik, misbruik van middelen, milieu- of gezondheids- en veiligheidsrisico's.
• Buitenstaander: Een individu of organisatie die geen medewerker is van ADG, maar die kennis heeft van een misstand die zich binnen of rondom de organisatie voordoet.

• Klokkenluidersregeling: De regeling die bescherming biedt aan personen die misstanden melden, zodat ze niet in hun werk, sociale omgeving of carrière geschaad worden door de melding van misstanden.

3. Meldingstraject

Stap 1: Indienen van de melding

Meldingskanalen: Buitenstaanders kunnen een misstand melden via een vertrouwelijke e-mail aan de directie van ADG of per post. Indien de misstand gaat over de directie, kan de melder de misstand melden bij de Raad van Commissarissen. De gegevens daarvan zijn in de bijlage opgenomen.

De volgende gegevens moeten in de melding opgenomen worden:
o Beschrijving van de misstand (gedetailleerd en specifiek).
o Datum, tijd en plaats van de waargenomen misstand.
o Betrokkenen bij de misstand (indien bekend).
o Relevante documenten of bewijs (indien beschikbaar).
o Naam van het betreffende ADG bedrijf

• Anonieme melding: De melder kan ervoor kiezen om anoniem te blijven. Uiteraard geniet het geven van een terugkoppeling aan de melder de voorkeur. ADG zal bij een anonieme melding geen bevestiging van ontvangst sturen, maar het onderzoek wordt wel uitgevoerd, zolang de melding voldoende informatie biedt.
  ‍

Stap 2: Bevestiging van de melding

• Binnen 5 werkdagen na ontvangst van de melding wordt de melder (indien mogelijk) op de hoogte gesteld van de ontvangst van de melding en het vervolgproces.
• Indien de melding anoniem is, wordt er geen bevestiging gestuurd, maar de melding wordt alsnog serieus behandeld.
  ‍

Stap 3: Beoordeling van de melding

• De melding wordt binnen 10 werkdagen na ontvangst beoordeeld door een speciaal aangestelde onafhankelijke commissie, met (afhankelijk van de aard en ernst van de misstand) bijvoorbeeld de Compliance Officer, HR functionaris, juridisch expert, financieel expert, vertrouwenspersoon en/of een onafhankelijke voorzitter. Indien nodig zal een extern onderzoeksbureau worden ingeschakeld. In de commissie zitten geen medewerkers die betrokken zijn bij de misstand.

• Het doel van deze beoordeling is om te bepalen of de melding voldoende basis biedt voor verder onderzoek. Indien de melding geen misstand betreft, wordt de melder hiervan op de hoogte gebracht.

• Indien de melding meer informatie nodig heeft, kan de commissie proberen contact op te nemen met de melder voor verduidelijking (indien de melder zijn identiteit niet anoniem heeft gehouden).

Stap 4: Onderzoek en verdere acties

• Wanneer de melding gegrond lijkt, wordt een diepgaand en objectief onderzoek gestart. Dit kan intern gebeuren of door een externe partij voor objectiviteit.

• Gedurende het onderzoek wordt ervoor gezorgd dat de identiteit van de melder, indien gewenst, vertrouwelijk blijft en dat er geen represailles tegen hem of haar plaatsvinden.

• Het onderzoek moet binnen een redelijke termijn (maximaal 12 weken) worden afgerond, tenzij een langere termijn nodig is door de complexiteit van de zaak. De melder wordt op de hoogte gehouden van de voortgang (indien mogelijk).
  ‍

Stap 5: Rapportage en oplossingen

• Na afronding van het onderzoek stelt de commissie een rapport op met de bevindingen, mogelijke implicaties en aanbevolen maatregelen. Dit rapport wordt gedeeld met de verantwoordelijke leidinggevenden en/of de directie.

• Indien de misstand wordt bevestigd, worden er corrigerende maatregelen genomen, zoals juridische stappen, interne sancties of aanpassing van processen om herhaling te voorkomen.

• De melder ontvangt (indien mogelijk) een samenvatting van de uitkomst, zonder vertrouwelijke informatie over de betrokkenen.

4. Vertrouwelijkheid en bescherming van de melder

De melder heeft recht op bescherming tegen represailles, discriminatie of benadeling vanwege het melden van een misstand. Alle meldingen worden strikt vertrouwelijk behandeld. Alleen diegenen die betrokken zijn bij het onderzoek en de afhandeling van de zaak, krijgen toegang tot de relevante informatie.

5. Documentatie en verantwoording

Alle meldingen en de afhandeling daarvan worden zorgvuldig gedocumenteerd, inclusief een overzicht van de genomen stappen, beslissingen en maatregelen.

Jaarlijks wordt er een rapport opgesteld over het aantal meldingen, de aard van de misstanden en de genomen maatregelen, zonder dat vertrouwelijke informatie wordt gedeeld. Dit rapport wordt gedeeld met de directie en andere relevante belanghebbenden zoals de RvC.

6. Evaluatie en verbetering van de procedure

De procedure wordt jaarlijks geëvalueerd en zo nodig aangepast om te voldoen aan nieuwe wetgeving, best practices of interne processen.

Feedback van medewerkers, buitenstaanders en externe instanties wordt meegenomen om de effectiviteit van het systeem te verbeteren.

7. Externe klokkenluiderskanalen

Indien de melder vindt dat ADG de misstand niet adequaat behandelt, kan de melder zich wenden tot externe instanties zoals de Autoriteit Financiële Markten (AFM), de Nederlandse Arbeidsinspectie, of een andere relevante toezichthouder.

ADG informeert de melder over deze mogelijkheden, zodat de melder op de hoogte is van de stappen die hij/zij kan nemen als de interne procedure niet voldoende blijkt.

‍

Bijlage 1:

Contactgegevens

Meldingen kunnen worden gericht aan:
Per post:
ADG dienstengroep B.V.
T.a.v. directie (vertrouwelijk)
Van Riemsdijkplein 50
7606 ZA Almelo

Per e-mail: klachten@adg.nl onder vermelding van vertrouwelijk.

Meldingen met betrekking tot de directie kunnen worden gericht aan:
Per post:
ADG dienstengroep B.V.
T.a.v. Raad van Commissarissen (vertrouwelijk)
Van Riemsdijkplein 50
7606 ZA Almelo

Per e-mail: klachten@adg.nl onder vermelding van vertrouwelijk.

‍